Como Organizo Timecards?

O Departamento do Trabalho dos EUA define as leis de manutenção de registros que os empregadores devem cumprir. Sob o Fair Labor Standards Act do Departamento, os empregadores são obrigados a manter registros que determinam os ganhos dos funcionários, como os cartões de ponto, por não menos de dois anos. Além disso, esses registros devem ser mantidos abertos no local de trabalho ou em um local central de registros, caso o Departamento do Trabalho precise inspecioná-los. Timecards são críticos para o pagamento de trabalhadores por hora. Consequentemente, eles devem ser organizados adequadamente para a precisão do contracheque e a conformidade com a manutenção de registros.

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Defina um prazo de envio de cartão de ponto para cada período da folha de pagamento. Se você não tiver um horário definido para os funcionários ou supervisores enviarem cartões de ponto, isso poderá causar atrasos no processamento da folha de pagamento. Você teria que gastar tempo em excesso rastreando funcionários e supervisores para determinar as horas dos funcionários. Assegure-se de que todos estejam na mesma página, incorporando um prazo para o cartão de ponto em seu manual de políticas. Por exemplo, você pode fazer o prazo de envio de seu cartão de ponto às 8h30 da segunda-feira.

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Cartões de ponto separados por status de funcionário. Se você precisar de trabalhadores assalariados e horistas para usar o relógio, certifique-se de processar os dois grupos de pagamento separadamente. Notavelmente, os assalariados geralmente não são pagos de acordo com as horas trabalhadas, mas os empregados são por hora. Para evitar confusão, crie uma pilha para assalariado e outra por hora. Registre as horas dos trabalhadores assalariados, mas pague seu salário regular. Pague os trabalhadores por hora com base nos dados do cartão de ponto.

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Cronogramas separados por departamento. Isso é particularmente importante se a organização for grande e dividida em vários departamentos. Nesse caso, é mais provável que você use o software de folha de pagamento para processar sua folha de pagamento. O software pode listar os funcionários na ordem numérica do departamento. É mais fácil inserir as horas quando você separa os cartões de acordo com a seqüência do sistema.

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Salve cartões de ponto impressos com os dados da folha de pagamento para cada período de pagamento em um arquivo confidencial. Para garantir um espaço adequado no gabinete, mova os arquivos para as caixas de armazenamento conforme necessário. Você também pode digitalizar e salvar os cartões de ponto no seu computador. Crie uma pasta no seu disco rígido e rotule-a por ano. Guarde os cartões de ponto por período de pagamento nesta pasta. Quando um Ano Novo começar, crie outra pasta e salve os cartões de ponto relacionados nela.

Gorjeta

  • Se você terceirizar sua folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento, salve os cartões de ponto em seu local.