Como funcionam os sistemas POS?

Um sistema POS, ou ponto de venda, pode ajudar a reduzir a burocracia, acompanhar o estoque e o mercado para seus clientes através de um processo fácil de usar, gerando mais tempo para você gerenciar seus negócios, em vez de ficar atolado em detalhes. Muitos sistemas de POS são voltados para pequenas empresas, e alguns são específicos do setor; por exemplo, um sistema de PDV pode ajudar uma florista a saber se um arranjo de flores ainda está na loja, fora do caminhão para entrega ou já entregue - sem ter que rastrear seu motorista de entrega. A beleza de um sistema de PDV é que todas as informações estão contidas em um banco de dados, facilitando a busca de qualquer informação e conectando-a a outras pessoas por meio de relatórios para manter o funcionamento de sua empresa sem problemas.

Instalação e Configuração

Os sistemas POS podem ser caros, mas o custo de instalação, configuração e treinamento geralmente está incluído. O sistema geralmente consiste de um servidor principal e uma ou mais estações terminais, um cartão de crédito, uma gaveta de dinheiro e uma impressora de recibos. Dependendo do tipo de negócio que você possui, você pode optar por um scanner de código de barras ou outro equipamento específico para o seu negócio. A empresa de PDV configura seu sistema, incluindo todo o hardware e software, e ensina como usá-lo.

Entrada de dados

Os sistemas POS são projetados para minimizar o tempo que você gasta inserindo dados em seus clientes e suas compras. Inicialmente, é um grande compromisso, já que você deve inserir cada cliente - antigo e novo - para rastrear nomes, informações de contato e histórico de compras. A maioria dos sistemas de ponto de venda permite que você acesse clientes por nome, número de telefone ou número de cliente assim que eles forem inseridos, economizando um tempo considerável a longo prazo. O software específico do setor possui recursos de gerenciamento de inventário que economizam tempo, como uma lista existente, mas personalizável, de peças disponíveis em uma oficina mecânica ou um banco de dados pesquisável de livros para uma pequena livraria. Isso permite que você insira um novo inventário com um único clique, em vez de rastrear os itens manualmente.

Gestão de inventário

Os sistemas de gerenciamento de estoque podem ser tão gerais ou específicos quanto você precisa para manter seu negócio funcionando sem problemas. Se você precisa saber exatamente quais peças de automóvel você tem em mãos e onde elas são armazenadas, primeiro você deve inseri-las no sistema quando elas chegarem à sua loja. Então, toda vez que você usar uma peça, você a subtrai do estoque. A maioria dos sistemas de PDV torna esse processo simples; Por exemplo, se você listar uma peça na fatura de um cliente, ela será subtraída automaticamente do seu inventário. Alguns sistemas fornecem alertas quando determinados itens de estoque ficam baixos.

Marketing para clientes

Ao acompanhar as compras de seus clientes junto com as informações de contato, você pode criar estratégias de marketing simples para ajudá-lo a obter mais negócios. Uma florista pode querer enviar um cartão postal no final de janeiro para todos os clientes que pediram flores no Dia dos Namorados no ano anterior, ou um dono de livraria pode querer informar a todos que compraram um mistério no mês passado sobre a chegada de um novo livro de mistério. A maioria dos sistemas permite o e-mail marketing, bem como relatórios de mala direta, permitindo que você componha e envie e-mails diretamente de seu sistema de PDV. Também é útil na comunicação face a face com seus clientes. Quando um cliente entra, você pode ver suas transações passadas imediatamente e perguntar se ele estava satisfeito com sua transação mais recente, usando suas informações específicas. A maioria dos sistemas permite que você insira notas, como o nome do cônjuge ou o aniversário do cliente. Os clientes gostam de se sentir reconhecidos e lembrados quando fazem negócios, então esses pequenos detalhes ajudam a mantê-los voltando.

Relatórios

Uma das principais características dos sistemas POS é a capacidade de executar relatórios. Geralmente, os relatórios financeiros podem ser transferidos automaticamente para seu contador ou para seu software de acompanhamento financeiro separado, o que significa que você não precisa mais inserir todas as transações em papel no final do dia ou somar as horas dos funcionários; a maioria dos sistemas POS possui um recurso que permite que a equipe faça o login e a saída todos os dias. Os sistemas POS normalmente vêm com relatórios padrão, como custo das mercadorias vendidas, vendas brutas, estoques baixos, estoque existente, histórico de compras do cliente e relatórios de vendas específicos do item, que podem ser úteis se você executar especiais durante o mês. Você deve ser capaz de personalizar esses relatórios e criar novos relatórios para ajudá-lo a obter um instantâneo verdadeiro de como sua empresa está indo.