Como parar o roubo do material de escritório

O roubo de funcionários custa às pequenas empresas cerca de US $ 40 bilhões por ano, de acordo com os Centros de Desenvolvimento de Pequenos Negócios e Tecnologia de Missouri. Os funcionários roubam dinheiro, tempo, mercadorias e equipamentos, mas o roubo de material de escritório responde por uma parte significativa da perda. As razões para o roubo de funcionários incluem tempos econômicos escassos, negação de aumentos e promoções, medo de demissões e raiva dos empregadores. Um plano de prevenção contra roubo deve se concentrar na criação de um ambiente ético por meio de políticas claras e procedimentos consistentemente aplicados. Quanto menor o negócio, mais parecido com os esforços de prevenção contra o roubo de overkill, mas o pequeno negócio pode ser atingido pelo acúmulo de pequenas perdas. Os funcionários precisam de material de escritório para fazer seu trabalho. As empresas precisam controlar os custos operacionais, incluindo o custo de substituição de material de escritório roubado.

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Examine os processos da empresa para a compra e distribuição de materiais de escritório. Isso ajudará a identificar os locais em que o roubo pode ocorrer. Por exemplo, identifique funcionários que freqüentemente precisam de itens de reposição ou pergunte sobre o desaparecimento de materiais de escritório de áreas comuns, como salas de correspondência.

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Realize verificações de antecedentes e verifique as referências antes de contratar funcionários. Evite tomar decisões de contratação com base em sentimentos viscerais ou nas recomendações de amigos, funcionários ou colegas.

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Pergunte aos funcionários por seus comentários e sugestões para evitar o roubo de material de escritório. Convide os funcionários a contribuir para o plano de prevenção, incluindo políticas, procedimentos e consequências.

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Atribuir funcionários específicos para comprar e distribuir suprimentos. Por exemplo, peça à sua equipe de contabilidade que encomende suprimentos e que seu gerente administrativo monitore e distribua os suprimentos.

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Designe um local para armazenar suprimentos de escritório sob trancas e chaves - como um armário, armário ou gaveta de mesa - e forneça acesso a funcionários específicos. Acesso limitado garante responsabilidade.

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Crie políticas claras e simples que abrangem o roubo de material de escritório. Liste os itens definidos como suprimentos de escritório, como distribuidores de papel e fita adesiva, para que os funcionários entendam o que a política abrange. Defina o roubo na política, como a remoção de suprimentos do local de trabalho para uso em casa.

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Inclua nas políticas o processo de investigação, como os requisitos para abster-se de fazer acusações até que os fatos sejam coletados e a empresa possa documentar a ação necessária. As políticas devem incluir um método para que os funcionários denunciem confidencialmente roubo suspeito e as conseqüências que os funcionários enfrentam caso sejam pegas roubando material de escritório, como repreensão, suspensão, rescisão e ação legal.

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Desenvolver procedimentos para a compra e distribuição de material de escritório e foco no controle de gastos. Um método é limitar a compra de suprimentos a pedidos mensais ou trimestrais. Sua empresa pode pedir a cada funcionário que liste os itens necessários em uma folha de pedido que é enviada para aprovação por um gerente ou outro supervisor. Exigir que os funcionários assinem materiais de escritório para uso por um período predeterminado, como um mês, ou solicitem suprimentos quando necessário.

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Distribua as políticas e procedimentos em forma escrita, exija que os funcionários assinem o documento e forneçam uma comunicação clara de que a empresa leva o roubo de material de escritório a sério e não o considera diferente de roubar dinheiro ou mercadoria.

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Liderar pelo exemplo e definir o tom para a ética e a confiança na empresa, adotando esses valores em todas as áreas do negócio e garantindo que o plano de prevenção de roubo seja aplicado de forma justa e consistente.

Dicas

  • Evite responder emocionalmente ao roubo no local de trabalho e use o plano de prevenção para elaborar uma resposta profissional a um problema de negócios.
  • Projete consequências para o roubo de material de escritório que corresponda à ofensa, mantenha a confidencialidade e tome cuidado para que o manuseio do evento não afete negativamente o moral dos funcionários ou a disposição de cooperar no futuro.
  • Fornecer supervisão clara aos funcionários para ajudar no monitoramento e orientar a conformidade com políticas e procedimentos.
  • Trate os funcionários de forma justa, conheça-os, peça e use suas informações e garanta que os salários sejam competitivos em seu setor.

Avisos

  • Documentar casos de roubo no local de trabalho enquanto o processo investigativo é realizado e ter cuidado ao fazer acusações antes que os fatos apareçam. As acusações falsas ou não comprovadas podem resultar em ações judiciais.
  • Algumas empresas selecionam candidatos a emprego usando “testes de honestidade”, que são questionários padronizados projetados para avaliação psicológica do participante do teste. Alguns profissionais acreditam que os testes são imprecisos e que podem dar origem a questões de direitos civis e privacidade. Um advogado pode ajudar a pequena empresa a decidir usar os testes.